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研究 /

Research

重磅 资助型机构的"十万个为什么"资助技术篇(完整收藏版)

  爲幫助讀者對資助工作有較爲全面的了解,並獲得啓發,以促進公益慈善資源的有效使用,撬動多元化的社會力量解決社會問題,國際公益學院在亞洲基金會的資助下,推出《有效資助能力建設手冊·第一輯》。

  手冊共五篇,由基本知識篇、資助戰略篇、資助管理篇、資助技術篇以及特色資助篇組成,內容既涵蓋了宏觀層面資助型機構如何制定資助戰略規劃、進行資助評估、管理資助風險等,也涉及了微觀層面資助官員如何進行系統操作,以及其完成工作所必要的能力與技能等,邏輯清晰,學習步驟合理。

  手冊每一章節均以一個問題作爲標題,聚焦于大家在知識與實踐中普遍感到迷惑模糊或是前沿的話題,開門見山,知識點清楚明白。手冊強調從出資人和資助方的需求與初心的角度制定資助戰略,以及資助機構的管理。

  撰稿:国际公益学院 孙叶竹、游海霞

  資助官員有哪些能力要求?

  資助工作涉獵廣泛,內容複雜,申請書的審閱篩選推薦,對機構的考察以及對項目的跟蹤管理與評估等等,意味著資助官員需要扮演多個角色,要像偵探一樣分辨字句意義審核事實,能作爲專家針對特定領域發表觀點,作爲文字工作者將組織的申請轉爲資助評審可接受的文件,還能夠發揮倡導者的作用來爭取捐贈者對議題的關注。

  資助官員的知識和能力是在資助中不斷擴展廣度與深度的。

  資助官員需要:

  1)理解基金會的資助戰略以及在實際工作中的調整

  2)對基金會資助的領域有一定知識儲備,包括所資助議題的知識,有影響的利益相關方的情況,以及領域內其他資助

  3)了解被資助方(服務型組織、研究機構等)的需求、限制和挑戰

  4)了解被資助方的運作情況

  5)綜合分析大量信息並提煉精要的能力

  6)與背景不同的各類人員/組織清楚交流的能力,具有人際關系技巧——有同理心,清晰表達組織意願、敏感的旁觀者、懂得在傾聽時不提供預期

  7)分析能力及創造性——能夠分析想法、檢驗其內部邏輯性以及衡量他們的外部價值能力。抓住想法的可能性、遇見它們改變發展社會的未來的能力

  TIPS

  穩定自我認知:不會相信所有甜言蜜語,也不會過度懷疑真誠的稱贊

  對捐贈方與被資助方的責任:不會懷疑所有申請的價值,也不會認爲所有申請都有價值

  人際關系:在工作與家庭、內部責任和外部責任、專業人士和志願者之間維持平衡,努力工作同時控制工作量和工作強度

  資助者必須了解議題領域嗎?

  對領域的全面掃描是客觀認識問題的關鍵步驟,意味著了解問題的社會、政治和經濟背景、現狀和發展趨勢。領域掃描有助于評估需求與尋找差距,有利于了解失敗經驗,檢驗當前假設和邏輯模型,尋找資助不足的議題以及可能的合作方,認識創新策略的價值,找出資金能夠發揮更大作用的領域或方式,選擇合適的資助對象。

  領域掃描使人了解某議題深層次的根源,發生變化的各環節關系,特定環境中的需求。在特定領域中,有不同的利益相關方對議題的設定和應對産生影響,包括民間組織、政策制定者、倡導者、資助方、商業領袖、政府部門、學者、受影響人群。單個資助方所能發揮的作用與其他各方的表現息息相關。對關鍵角色的影響可以讓資助發揮更大作用。

  如何進行領域掃描?

  領域掃描要回答的問題

  最需要解決的問題是什麽?資金應當投到哪方面?最應關注哪些問題?如何效益最大化?能否在一定時間內完成項目目標?

  本機構的資助曆史經驗

  有哪些機構在目標領域提供了資助

  領域當前的問題、發展和創新

  領域需求和資金缺口

  關鍵人/組織,領域內的關系網絡

  領域內問題解決方式的效果

  領域掃描的方式

  案頭資料收集

  召開研討會

  參加相關專家和受助機構的行業聚會

  聘請顧問機構

  TIPS:領域掃描要將視角從執行方轉爲資助方;多渠道驗證信息;跨行業跨地區;不同參與層面;可限定討論邊界,但要保持中立,避免無意識引導。

  如何找全利益相關方?

  利益相关方的需求和期望是认识问题时的重要部分,可为战略形成和干预策略提供依据。可通过梳理组织工作活動,找出多个利益相关方,了解其利益和需求。

  常見利益相關方及其利益

  1政府決策者:決策成本、決策執行有效性、決策執行過程合規性、決策效果

  2捐贈方/資助機構:對社會發展的貢獻、價值創造、機構發展

  3受助機構:機構能力、機構貢獻

  4機構員工:待遇、發展機會、工作環境條件

  5受益人群:服務的可及性和有效性、經濟成本

  6其他:……

  如何找到資助對象??

  響應式資助與主動式資助的概念

  響應式資助

  公開招募:在官方網站或其他媒介發布提供資助的招募信息,可以是有截止日期的定期招募,也可以是長期招募。

  竞赛/评奖:竞赛是公开招募的一种,通过竞赛和评奖活動能够迅速扩大组织在特定领域的知名度,收集领域内活動者的数据。

  主動式資助

  數據庫:通過領域掃描建立潛在被資助方數據庫,包括個人和機構,並定期更新數據

  推薦:邀請專家、同行以及已有合作夥伴推薦

  社群参与:参与相关论坛、峰会、研讨会、平台网络等活動

  爲特定資助項目制定具體明確資助指南的意義

  有助于潛在被資助方理解項目的目標

  有利于獲得與項目更匹配的申請書,節省篩選和回複申請書的時間

  制定資助指南的過程,也是加深對資助項目理解的過程

  公開和申請者交流資助指南,有助于建立信任關系

  資助指南爲申請書審閱提供了基礎

  資助指南的內容應包括

  資助領域、申請方式、程序、截止日期、需要提交的材料、回複時限

  資助申請者最關注的問題是

  是否資助我工作的領域?提供什麽支持?怎麽申請?何時申請?資助意向書和資助申請書中應當包含什麽信息?影響資助決策的最重要因素是什麽?何時能收到答複?

  爲回答上述焦點問題,建議除必要內容外,資助指南還可以增加:

  機構概況:使命、願景與核心價值、理事會成員、過往資助項目

  优先事项:在形式、地域以及其他方面优先考虑的要素,同时也应说明不予资助的活動

  资格要求:如登记情况、活動范围等

  支持方式:包括資助額度、是否提供核心資助、是否要求配套資金、可否長期資助等

  管理政策:在初次資助、資助續簽、實地考察等方面的管理要求

  選拔機制:參與方式、意向書或申請書模板、篩選和評審方式、資助決策所需時間、信息交流方式

  TIPS:看得多才能提高選出優秀合作夥伴的概率;看得多也才能提升自己選擇被資助方的能力。資助工作者通過長期的工作,建立自己的人脈和信譽,對于吸引潛在夥伴也有幫助。

  如何說“不”?

  在整個資助申請過程中,應當管理好申請方對資助的預期,包括是否能獲取資助以及能獲取的資助額度。在接受申請、深入溝通和實地考察時都應當及時感謝申請方花費的時間,並強調這些都只是資助申請過程中必要的程序,並不意味著任何承諾,最終的資助決定並不由資助官員決策。

  對于未進入評審程序,在意向書階段就被篩掉的項目,可以通過比較格式化的郵件,在答複時限內拒絕。郵件中可明確說明與基金會要求不符。

  對于經曆了項目討論和實地考察,但在評審時被否或被削減資助額度的申請,除了正式的拒絕郵件外,還應當通過電話進行溝通。

  拒絕郵件內容應包含

  1說明決策是基金會的統一意見

  2明確決策是最終的,不會再接受修改過的意向書

  3盡可能說明拒絕的理由

  TIPS:不宜在拒絕郵件中提出改進建議,導致機構誤解爲還有資助可能。考慮在實地考察後,告知申請者該機構存在哪些會影響資助決策的問題。

  資助有必要透明嗎?

  透明的第一步是信息公开,包括法律法规要求的信息公开,和为了有助于开展工作的其他信息公开。具体到资助活動,《基金会信息公布办法》第七条要求“基金会开展公益资助项目,应当公布所开展的公益项目种类以及申请、评审程序。评审结束后,应当公布评审结果并通知申请人。公益资助项目完成后,应当公布有关的资金使用情况。事后对项目进行评估的,应当同时公布评估结果。”

  資助透明的對象可以包括資助機構決策層及員工、捐贈者、受助方、社會組織、媒體、學者、政府、公衆等。

  除法律要求以外,資助方還可以在以下方面公開信息

  1明確的資助指南

  2資助方已資助的機構/項目,及其領域與基本內容

  3領域掃描所獲的行業分析

  4基金會以往資助成果和評估

  透明有助于

  1避免因處于行業生態鏈上遊而缺乏項目實際存在的問題、機會或副作用等信息

  2減少用于回複資助申請者的工作量

  3收到的資助申請更符合資助範圍

  4提高受助方工作績效。公開透明的評估,有助于受助方接受評估結果

  5推動議題網絡建設

  6幫助其他資助機構獲得經驗,避免重複錯誤

  7提升公信力

  如何評價資助對象?

  需要結合資助方與申請者的關系、資助的類型與規模來考慮這個問題。如果雙方已經有過一定合作,對申請者的能力有信任,則可將精力更多放在項目相關的內容。反之,則需對機構能力給予更多考慮。提供項目資助、核心資助還是機構資助,也意味著需要了解不同方面的信息。資助規模要從雙方來考慮,資助的額度在資助方的資助組合中所占比例以及在申請方的預算中所占比例。

  盡職調查的目的是回答以下問題

  1、申請項目的成功概率有多大?即方案是否完善,是否有足夠的領導力與執行力。

  2、申請者對項目任務以及可用的工具和資源的理解是否足夠深入?

  3、除資助外,資助方還可以爲被資助方提供哪些幫助?

  面向機構資助的機構分析

  在以機構資助爲目的對機構進行分析時,要考慮機構發展周期中不同階段的表征指標不同。公益機構某些能力會先發展,某些能力要在其他能力已經具備的情況下才能發展。把握機構發展的敏感期,可以更有效地促進機構的發展。

  不適宜資助的機構有哪些特點?項目預警標識

  機構曆史與成就機構領導層不能或不願公開過往成就與困難

  治理治理層虛設,完全由執行負責人決策;治理層沒有履行監督尤其是財務監督責任;

  治理層中員工親屬過多;

  治理層與執行負責人有沖突矛盾;

  執行負責人缺乏管理經驗;

  執行負責人事無巨細親力親爲

  战略无法说明使命願景;

  無法說明目標制定的內部過程;

  無法說明除資金外的其他重要挑戰

  項目方案因果邏輯不清;

  缺乏與時俱進的創新;

  項目成果與變革理論不符;

  項目資源無法實現成果;

  與影響相比,成本過高;

  無法說明監測評估方式

  人力員工流動率過高;

  項目主要執行人員缺乏必要經驗

  外部關系機構表示沒有競爭者;

  缺乏社會網絡

  財務無法說明收入預期來源;

  無財務報告

  (编译自Grantmakers for Effective Organizations的《The Due Diligence Tool for use in pre-grant assessment》)

  如何獲取申請機構的真實信息?

  如何獲取所需信息

  ● 通过申请书及附带的其他材料,如年度報告、财务报告、近期工作简讯等

  ● 咨询其他机构,如其他资助机构、第三方机构、行业组织

  ● 已有过合作的机构,可回顾之前的档案

  ● 根据资助的性质和规模,咨询申请机构相应的项目人员

  如何匹配獲得的信息與所需的時間精力

  綜合考慮資助機構的目標與風險偏好,確定不同節點所需的信息,並明確告知申請者機構對信息的需求。

  盡職調查的流程設計中很重要的一點是,申請方配合盡職調查所花費的精力應當與獲得資助的可能性成正比。

  盡職調查基本步驟

  第一步

  審閱申請者提交的材料,核實信息

  第二步

  獲取補充信息

  第三步

  聯絡申請者,如有必要,可進行實地考察

  實地考察有必要嗎?

  实地考察一般包括负责人员机构介绍、机构参观、项目部门和支持部门的员工会面、受益人会面,如有必要还可以与执行负责人或理事成员会面。如果有条件,也可考虑参加对方一些项目活動。

  實地考察需要事先計劃考察成本、行程安排、考察目的,並向受助方說明,使其能協調適當人員配合考察,避免讓受助方有額外的成本支出,或産生過高的預期。

  實地考察後應盡快寫下考察感受,包括考察對象是否具有相當程度的資源,員工的工作熱情,新發現的需要進一步討論的問題等。

  實地考察應當在審閱項目書並獲取補充信息後進行。實地考察不僅可以評估某個特定的機構或項目,也有助于擴展對資助領域的了解。可以看到機構呈現給公衆的面貌,了解機構中工作人員、服務對象和志願者之間的互動情況,這些都是申請書無法表現的。

  實地考察時如果感到對方的負責人或員工令人不悅,需要區別這種感受是源于考察者自己的原因,還是對方的說話做事風格。如果是後者的情況,當機構和項目不存在其他問題時,需要更仔細地觀察對方的風格是否影響到機構人員的關系。

  實地考察不應當出于以下理由

  1隨便聊聊

  2想給申請方提些建議

  3一直沒時間好好看申請書,想直接上門聽介紹

  4申請機構的理事是朋友,邀請你來看看

  5在辦公室待太久,機構拜訪可以換換腦子

  如何評估項目?

  可以從合理性、可行性和可測量性三個方面對潛在資助項目的分析。

  合理性:即项目的活動和产出是否基于最终受益人群的真实合理的需求

  項目的受益群體是否符合資助方和申請者的機構使命

  受益群體是否真正參與到需求制定的過程

  项目活動、产出和成果理论上逻辑关系合理

  是否考慮到受益群體之外的在性別、經濟、健康狀況等方面的弱勢群體可能受到的影響

  可行性:即项目活動从实际出发,考虑到项目的多种影响因素

  是否參考相關項目的經驗

  活動设计是否有受益群体参与

  是否充分考慮項目的經濟可行性

  是否充分考慮項目的政策可行性

  是否充分考慮項目的人力、技術可行性

  是否充分考慮可能存在的風險

  是否針對風險提出了適當的應對措施

  可测量性:项目的活動、产出和成果等目标可以衡量

  项目设计中是否有明晰表述的活動、产出和成果

  項目如何進行監測和評估

  是否需要資助對象提供匹配資金??

  創造杠杆最直白的方式就是要求受資助方根據自身組織能力去籌集更多資金。匹配資助的形式有多種。資助方可能要求一比一、三比一、五比一或其他比例的資金匹配。在大型文化機構,匹配資助是年度資助的重要驅動力。對于一些捐贈者而言,匹配資助項目讓捐贈更有吸引力。匹配資助項目的前提是認爲通過額外籌款的激勵可以促進更多的捐贈。匹配資助的邏輯是,只有在動員了其他支持者參與時,才可能獲得資助。

  從表面看來,這些領頭的資助就像在非營利組織眼前晃的胡蘿蔔一樣,提供激勵勝過幫助。這種杠杆方式至少存在兩個主要問題:第一,匹配資助只是強化了那些沒有匹配時也會發生的行爲。就是說,很難確定某個匹配資助真的帶來了更多資助,或資助是被匹配資金吸引來的。第二,匹配資金意在激發籌資,但會切實給組織帶來額外的支出和負擔。一旦獲得一筆匹配資金,組織就要忙亂地去尋找符合匹配要求的資助,就要有更多籌資支出,引發不必要的忙亂。這也會幹擾組織的正常工作和長期議程。

  案例

  2013年,正榮公益基金會發起“正榮微公益”,開始嘗試與區域平台型公益組織合作,用小額資助的方式,由平台機構支持當地的初創期NGO。2014年,敦和基金會參與聯合資助。截止2015年10月,“正榮微公益”已經攜手6家省級區域性平台型組織和2家領域性平台型組織,共同支持初創期NGO(項目)近百家。

  針對平台支持的機構,有一個條件是受助機構要有一些配比的資金進來。第一年配比條件只是口頭上的一個協議,並不正式。第二年則正式要求受助機構配10%的資金。

  如何與資助對象求同存異?

  雖然我們一直強調作爲合作夥伴,資助方和受助方的價值觀要契合,但這並不意味著雙方完全認同彼此的理念。

  資助方對“存異”的接納程度,取決于資助方對自身在項目中的定位。

  如果重視最終項目成果的完成度,則受助方是否有能力實現項目目標是主要考慮的問題。這裏的資助關系更傾向于購買服務。

  如果資助方在項目中重視的是開展項目的過程,重在經驗,資助雙方更像合作探索的夥伴,則在選擇受助方時,可以更爲開放靈活,更看重對方在方法論上的邏輯性和工作態度。“他們(受助方)無論選擇要進行政策倡導,還是服務複制推廣,我們都可以接受。我們決定結束資助,是因爲他們堅持要用倡導的工作途徑,目的卻是服務複制推廣。有的受助方,我們並不認同他們的理念,也不認爲是解決問題的方式。但我們未必一定正確,他們的工作方法前後是合乎邏輯的,可以支持他們,過程也許有其他啓發。”

  但資助經常可以看作一種背書一種肯定,因此,如果雙方在一些原則性問題上持有相反的理念,則需要謹慎考慮,避免被人視爲對理念的認可。

  如何應對資助項目危機?

  資助工作中可能會遇到各種困境,主要涉及三個方面:

  1項目的設計和實施:由于對實際情況分析不足或環境變化導致。

  2受資助方績效:執行能力未達到項目要求。

  3戰略或價值觀沖突:資助方與受資助方在戰略或價值觀上不再相符。

  TIPS

  坦率的溝通是最先要做的事情。資助者和受助方需要就面臨的問題達成共識,從而開始共同尋求解決方案。資助者也應當說明自身意圖,是希望通過解決問題來完成項目,還是評估停止資助的可能性。

  項目設計實施所導致的問題相對容易解決,因爲通常問題比較明確,可以進行針對性的解決。而後兩者所導致的問題,則需要更複雜的解決措施,如:

  ● 提供最佳实践指导

  ● 推荐专业顾问/机构

  ● 引入新的合作伙伴

  ● 在受助方机构寻找更合适的项目负责人员

  ● 增加能力建设的资助

  如何提供非資金支持?

  非資金支持一般包括

  ● 引入议题领域其他资助方或支持者

  ● 品牌设计与公共关系

  ● 导师(管理指导、精神支持)

  ● 法律、财税、人力、IT等专业支持

  ● 相关议题(教育培训、医疗、餐饮等)专业支持

  ● 社会影响评估

  ● 参与国际平台/对话/会议并发声的机会

  ● 工作网络建设

  提供非資金支持的方式:

  非資金支持的對象一般是受資助機構的執行負責人或特定崗位人員。提供非資金支持的人可以來自資助方理事會、資助方員工、資助方網絡內的專業志願者、領薪顧問。可以正式加入理事會或顧問委員會,也可以選擇非正式的途徑發揮影響。即使是志願服務,非資金支持也最好有服務協議作爲基礎。

  由于資助者和受助方之間的力量不平衡,需要特別牢記,“項目和機構歸根結底是屬于受助方的,資助方提供的只是支持”,在需要支持的工作與整個項目績效直接相關時,尤其要謹慎。如果讓受助方有“強施于人”的感覺,受助方負責人失去控制感,則可能會使整個資助關系變得緊張。

  案例

  勁草同行

  阿拉善SEE的“勁草同行”除了向夥伴機構供連續三年,總額30萬元的非限定性資助外,還爲他們匹配由企業家和公益領域專家組成的導師團,陪伴、支持其成長。對很多公益組織的負責人而言,在爲機構發展而苦惱時,有人可以陪伴可以一起討論,能帶來很大的力量。

  資助能力建設真能提升組織能力嗎?

  能力建设是指帮助另一机构或个人发展一套技能以改善其运营和绩效。为受资助方提供能力建设几十年来都是资助方工作的一部分。一开始能力建设多聚焦于基本管理技能,如理事会治理、筹资、财务管理、项目设计与管理等等。近二十年来,随着资助方式的演进,能力建设的内容越来越丰富,包括:规模化潜力项目和组织的战略;招募人才;设计营收活動、信贷债务以及其他金融工具来实现财务稳定;测量社会回报。

  能力建設應當根據被資助方的需求和准備程度來提供。如果不能識別組織的真正需求,對雙方的時間和資源都是浪費。從被資助機構的角度看,能力建設的培訓有時是一種負擔。尤其對接受多個資助方的組織,每個資助方提供的培訓都要參加,時間成本很高,有時效果並不明顯。而如果受資助方沒有做好心理、財力和時間上的准備,則無法真正參與到能力建設並從中獲益。

  資助雙方的關系也會影響能力建設的效果。信任與誠實是成功的能力建設的必要因素。而在力量不平衡時很難有信任與誠實。

  目前缺乏有效、實際和一致的方法來評估對受助方組織能力建設的效果和影響。有很多質性研究案例顯示了成功的組織得益于能力建設,但幾乎沒有被廣泛接受的測量方式能定量展示能力建設的成果。這不是因爲能力建設有不良數據,而是因爲基本沒有可測量的數據。

  需要有更多資助方從行業的角度出發,將資助能力建設的成效進行測量、評估和分享。

  怎樣做對人的資助?

  個人資助

  個人資助有两种情况,一是假设被资助的个人,其自身生活条件改善,能力增长,能够有助于解决社会问题,因此资助其个人的学习研究、创作或生活,如奖学金就是最常见的对个人的资助形式。行业性资助机构常采取评价方式进行个人资助;二是被资助个人本身就属于目标受益社群。在后者的情况,不要求被资助个人采取特定行动。

  我國基金會有大量的個人資助項目,都是屬于第二種,如提供受教育費用、手術藥品費用等。這種資助方式曆史悠久,能夠在短時間內體現效果,提升各方美譽度。但這種資助方式的效果依賴于資助規模,杠杆效果不明顯,不能體現資助方對自身與政府的社會定位的區分,無法使慈善發揮社會風險資本的作用。

  对个人的资助经常通过评奖来进行。评奖是为了奖励个体已经完成的工作。从数学的菲尔兹奖到普利策到诺贝尔和平奖,其基本模式都是简单直接的。目的是为了发掘和鼓励在数学、新聞和人道事业中的卓越成就,并使其广为人知,从而激发引导更多人。这三个奖都是在全世界范围内评选工作最出色的个人。被提名评奖的人有时需要提交一些工作成果或简历,但大多数都是什么都不用做只等着最终决定。评奖基本是一个封闭过程,只为奖励认可某特定领域的特殊贡献。有的奖,比如麦克阿瑟天才奖,是针对创造力和对不可知进行探索的奖励;而更多奖目的是吸引对领域中卓越持续的贡献的关注。

  除評獎以外,由于對人的資助經常是著眼于個人未來成就的,各領域都有針對青年人才的長期支持,尤其是藝術與科研領域。公益慈善領域也有針對青年公益慈善領袖的資助項目。

  TIPS:結合所得稅考慮個人資助的額度與形式。如果被資助者人數較多,可考慮與第三方機構合作。

  案例

  竹林計劃

  中国慈善联合会联合敦和基金会面向各高等学校、科研机构和慈善组织以及从事慈善研究事业的青年学人,共同开展中国青年慈善学人“竹林计划”。“竹林计划”资助对象为中国高等学校和研究机构的青年学者(含研究生),海外学习工作的中国青年学人,以及慈善组织从业者、媒体从业者。竹林计划分为四个部分,包括已经完成的研究成果奖励计划、正在开展的青年学人研究項目资助计划、尚未开始的青年学人研究成果出版资助计划和青年学人国际会议支持计划。“竹林计划”旨在支持青年学术人才开展慈善理论与实践研究,进一步完善慈善研究领域的行业生态。

  如何撥付項目資金?

  既要及時撥付項目資金,避免因爲撥款延誤而影響項目進度,也不能盲目撥款,致使大量資金閑置在資助夥伴的帳戶,造成資源浪費,增加財務風險。

  需填寫並保存完整的項目撥款記錄表和撥款申請複核表,超出一定金額的撥款需要有財務人員進行二次複核。

  如果不是首次資助或單獨項目資助,應審核已撥款資金的總額和使用情況,確保資助夥伴的財務管理符合申請撥款的要求。

  調整已批准的項目資金時,如資助夥伴獲得其他資金的資助,必須在調整報告中清楚說明資金投入的變動情況及各方資助金額。

  项目活動的变更有底线吗?

  预期实施的项目可能需要做出某种调整,例如需要增加一些项目活動。应注意保留过程痕迹文件,包括往来邮件、经双方确认的会议纪要、变更申请等。

  项目活動的变更可以由资助方发起,也可以由受助方发起。活動变更应由双方充分讨论决定。由于资助中的权力关系,大多数资助方提出的项目活動变更是能够被受助方所接受的。

  项目活動的变更可能会需要的额外的资助,涉及到资助协议的补充。

  如果受助方发起项目变更,且调整后的项目活動与原项目之间的关联度不高,应考虑关闭原项目,重新申请,按新项目处理。

  在突發情況或特定情況下,應做出終止項目的決定。

  哪些項目文件需要存檔?

  需要存檔的項目檔案主要包括(但不限于)以下文件:

  ● 项目建议书

  ●批准備忘(批准通知書)

  ●項目協議書

  ●已經支付的項目撥款申請表(含彙票複印)

  ● 资助伙伴收到拨款后出具的收据或发票的复印件

  ● 项目调整报告和批复文件

  ● 项目中期进展报告/财务报告

  ● 出差报告、访点报告、照片和图象资料

  ● 项目总结报告或项目评估报告

  ● 项目财务报告

  ● 审计报告和跟进意见

  ● 项目结束记录表

  ● 专家、顾问、志愿者等合同

  ● 相关电子信件

  如何評估資助成果?

  首先,最重要的是清楚地了解和判斷所涉及的受助方目前所處的發展階段、現有能力、以及可以協調或撬動的具體資源。盡量利用和提升現有監測體系,將評估帶來的額外負擔降至最低。

  第二,您至少需要思考以下問題:

  1) 希望通过这次评估获得哪些提升和学习?

  2) 这次评估需要收集哪些信息?

  3) 谁最适合负责收集信息并进行分析?

  4) 访谈、焦点小组、问卷调查,哪种方法更适用?

  5) 评估结果的主要目标读者有哪几类?

  6) 以何种形式对评估结果进行不同程度的分享和传播?

  第三,讓利益相關方都可以有效地參與到評估過程中。

  分配評估資源時應注意,即使是資助方,資源也常常是供不應求,而評估費用可能相當昂貴。在制定評估計劃時,必須解決兩個問題:應該評估什麽?該評估適用什麽樣的強度?

  1

  應該評估什麽?

  是單獨的一項資助,還是一組撥給類似項目的資助,或是一組目標相似的資助?是資助方的戰略層面,還是項目運營層面?

  2

  該評估適用什麽樣的強度?

  需要采用標准的嚴格程度,評估所需要的監管力度,選擇內部還是第三方評估人員?

  案例

  洛克菲勒基金會的評估理念

  1. 扩大评估中重要利益相关方的范围。我们的最终受益人群的声音需要被听到,被尊重和被理解认同,唯此方能有效评估真正的成功。基金会和机构需要采取切实措施,将重要利益相关方纳入评估的设计、实施和学习中。

  2. 将评估知识视为公益进行广泛分享。与伙伴和相关方共同探讨哪些能被视为全球公益,不仅限于分享给理事会和项目组,广泛与受资助方、合作方和同伴分享。

  3. 评估目标不仅限于单项资助或项目,应扩展到投资组合、政策变化、新资助机制和相关途径的战略评估,以了解在不同环境中可能产生的效果。

  4. 投资于:开发应用创新的评估监控方法和工具,以反映应对复杂问题的跨学科的机制措施;网络工作有效性和政策改变的评估方法;使用新技术使利益相关方能提供即时数据反馈。

  如何結束資助關系?

  退出資助關系是資助行爲中的一個正常環節。一個基金會很少會永久支持一個項目或組織,同時資助關系的結束能夠幫助鞏固甚至擴大基金會投資的價值。退出對于受助方而言要求每個人更積極地考慮項目的可持續性。

  退出的基本要素

  1明確的目標:在資助前就確定在資助結束時應當實現的成績

  2評估指標:成果的社會價值,機構的自身成長

  3未來的合作方式:更新數據庫中受資助方資料,了解受資助方發展方向

  4傳播:將成果進行推廣,將資助影響最大化

  根据资助的性质和参与程度的不同,退出战略的设计和执行会有很大差异。可根据慈资助项目周期、组织的社会和财务表现、机构合作质量和组织未来可持续发展计划来设计退出战略。对一些活動类项目的资助不太需要制定正式退出战略。而对长期提供某种服务的项目或机构的资助,则应尽早制定退出计划,以确保受助方制定可持续发展计划。

  對于公益創投等新型資助形式,其資助關系可能會涉及使用貸款、擔保或股權形式,則退出戰略包括終期財務交易或一系列償還貸款的交易,這些都必須在法律財務文件上詳細寫明。

  案例

  社會創投夥伴(SVP)會和它的資助對象簽訂諒解備忘錄,明確雙方合作時間結束時的預期。這些預期涉及的項目包括合作的時間框架和即將結束合作的資助對象的過渡計劃。